Privacy verklaring

Laatste update: 01/11/2021

Bescherming persoonsgegevens

PFA-Trade BVBA biedt veel aandacht aan de manier waarop wordt omgegaan met de persoonsgegevens die wij van u als (mogelijke) klant verzamelen. Het is daarom van primordiaal belang dat hier correct mee omgegaan wordt, zoals de GDPR-wetgeving voorziet. Bent u niet bekend met deze wetgeving? Op de website https://gdpr-eu.be/wat-is-gdpr/vindt u al wat u wil weten wat deze wetgeving juist inhoudt.

PFA-Trade BVBA verzamelt uiteraard net als alle bedrijven een aantal gegevens van zijn bezoekers. Dit omdat het noodzakelijks is om bepaalde processen soepel te laten verlopen en om onze marketing te optimaliseren.

Welke gegevens verzamelen we en hoe gaan we er mee om

Wanneer je verbinding maakt met onze website, wordt via google-analytics bepaald gegevens verzameld. Wij komen te weten via welke zoektermen je bij ons terecht kwam, uit welke regio je ons opzoekt, welke pagina’s je bekeken hebt en hoe lang je op onze website bleef. Dit helpt ons om onze potentiële nieuwe klanten in kaart te brengen en mogelijke nieuwe segmenten in ons vakgebied te onderzoeken.

Verder krijg je de mogelijkheid om effectief klant te worden bij ons als bedrijf. Om dat te kunnen doen, vragen we je een aantal gegevens in te vullen. We vragen de naam van het bedrijf, BTW-nummer, de naam van de contactpersoon, telefoonnummer, e-mailadres, leveradres en facturatieadres door te geven. Verder krijg je de keuze of je via e-mail op de hoogte wil gehouden worden van wijzigingen in leverrondes, promoties etc. Wij verzamelen deze gegevens om jou als klant een correcte facturatie te kunnen bezorgen, je te contacteren in geval van vragen in verband met de bestelling, levering of betaling en om je op de hoogte te kunnen stellen in geval van last-minute of geplande wijzigingen met betrekking tot de leveringen. Wij controleren ook je BTW-nummer op geldigheid bij externe websites zoals https://www.companyweb.be/nl of http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/?locale=nl en dit in hoofdzaak om fraude te voorkomen en om zeker te zijn dat u zich wel degelijk als dierenwinkel registreert.

Na registratie kan je dan overgaan tot het plaatsen van de bestellingen. Deze bestellingen komen rechtstreeks in onze beveiligde database terecht en wordt daar bijgehouden om jouw bestelgeschiedenis te zien. Dit wordt gedaan om enerzijds jou als klant te kunnen helpen bij vragen over recente of minder recente bestellingen, maar ook om je bestelgeschiedenis te kunnen volgen. Zo kunnen wij ook pro-actief op zoek gaan naar mogelijke verbeterpunten of evoluties binnen de markt detecteren. Dit alles om jou als klant nog beter van dienst te kunnen zijn.

Wanneer je een bestelling hebt geplaatst, gaan wij deze verwerken en hebben daarvoor enkele partners waar wij mee samenwerken. Sommige van deze partners verpakken voor ons de artikels/dieren per klant. Dit betekend dat ze van ons jullie firmanaam en bestelde artikels en hoeveelheden doorkrijgen. Dit is onvermijdelijk om een correcte levering te voorzien.

Na het klaarmaken van een levering, volgt uiteraard een factuur. Hiervoor hebben wij uiteraard ook de eerder verzamelde gegevens nodig. Deze betalingen worden geregistreerd in onze database en worden van daar uit gekopieerd naar de database op de servers van het boekhoudkantoor waar wij mee samenwerken. Ook daar zit alles op extra beveiligde servers. Onze externe boekhouder heeft dan toegang tot deze gegevens, met als enige doeleinde de correcte administratie en fiscaliteit te verzekeren.

Wanneer na facturatie geen betaling volgt, kunnen uw gegevens worden doorgegeven aan een incassobureau, en dit teneinde een betaling alsnog te bekomen.

Verder worden uw gegevens nooit gebruikt, noch doorgegeven aan derden. Enkel personen in dienst van de firma, hebben toegang tot deze databases en verbinden zich ertoe deze gegevens te beschermen.

Als firma stellen wij alles in het werk om uw gegevens maximaal te beschermen. De database met klantengegevens zit gehost op een externe server bij Wolters Kluwer. Zij beheren de beveiliging van deze servers en stellen eveneens alles in het werk om lekkage of verlies van gegevens te voorkomen.

Inzage in uw persoonsgegevens

Als klant kan u ten allen tijde inzicht vragen in de gegevens die wij over u verzameld hebben. U dient hiervoor contact op te nemen met PFA-Trade BVBA en dit bij voorkeur via ons contactformulier. Wij verbinden ons ertoe om binnen de 4 weken na ontvangst van u vraag u de benodigde informatie te verstrekken.